L’attività di reporting è definita come un’attività di rappresentazione e comunicazione delle informazioni relative a dati economici, finanziari e della gestione operativa, effettuata al fine di monitorare l’andamento della gestione aziendale. L’impostazione del sistema di reporting deve essere tale da permettere di osservare gli scostamenti tra i report a preventivo e quelli a consuntivo e riuscire a capirne la causa, così da implementare le eventuali azioni correttive sui fattori che impediscono di raggiungere gli obbiettivi prefissati.
Le caratteristiche chiave di report efficaci sono le seguenti:
- Struttura coerente rispetto a quella del budget, al fine di rendere agevole il confronto con gli obbiettivi.
- Rilevazione attendibile dei dati esposti.
- Rendicontazione tempestiva per poter implementare le azioni correttive quanto prima.
- Esposizione chiara dei dati affinché gli utilizzatori riescano a comprenderli.
- Criteri selettivi per la scelta dei dati in base agli utilizzatori finali del report.
- Strutture flessibili dove le informazioni possono essere modificate in base alle necessità.
L’attività di reporting è uno strumento necessario alla predisposizione degli adeguati assetti amministrativi e contabili, ovvero quell’insieme di strumenti richiesti all’imprenditore per poter intercettare tempestivamente i segnali di crisi dell’impresa.
L’implementazione degli adeguati assetti contabili non può concentrarsi unicamente sul sistema di contabilità generale, relativa quindi agli adempimenti in materia di bilancio, ma deve includere anche rilevazioni di contabilità analitica che riescano a supportare il management sia a livello operativo che a livello direzionale e, ultimamente, strategico.
Con particolare riferimento all’implementazione degli adeguati assetti emerge una caratteristica fondamentale del sistema di reporting che le aziende devono adottare, ovvero la rilevanza: l’insieme dei report che l’assetto amministrativo sceglie di produrre deve focalizzarsi sui punti critici della realtà aziendale che necessitano di attento monitoraggio.